接待方案(最全版)(2篇)

篇一：接待方案(最全版)

　　饭店接待两会会议工作方案

　　一、组织领导

　　1、成立接待工作领导小组

　　总经理全面指挥会议接待和服务工作，对各工作小组下达工作任务，对接待工作负总责。

　　XXX副总经理协助总经理工作，落实各项接待服务工作方案的落实、监督、检查工作。

　　2、成立会议服务工作小组

　　（1）、饭店与会务组信息沟通负责人：

　　负责沟通饭店与会务组之间的信息。

　　重要事项第一时间将信息汇报总经理，由总经理根据会务要求下达指令。

　　一般事务性事项，采取与与相关部门或人员沟通，或通过微信群传达给相关部门或人员；

　　日常做好与会务组及相关代表的沟通协调工作。

　　（2）、总台接待服务组

　　组

　　长：前厅部经理

　　成

　　员：

　　负责会议人员报到，安排房间，指引方向、询问解答、问题处理、协调各相关部门提供服务等工作。

　　负责会议接待期间的商务中心工作，具体负责文件打字排版、文件输出打印、文件复印、电脑上网服务等项工作。

　　负责门前LDE屏的文字宣传、大堂电子屏幕的文字宣传工作。

　　负责饭店包裹和报纸接收。负责按会议要求接收会议代表的各种包裹及相应转交工作。

　　负责及时准确地掌握房间使用情况。

　　根据饭店领导指令或群中传达要求提供服务。

　　具体责任人：

　　（3）会场布置、会议服务、会场整理组

　　组

　　长：

　　副组长:

　　成

　　员：

　　负责各会场的布置、桌椅摆放等工作；

　　负责会议引领、桌面布置、会间续茶水服务，及卫生清理工作。会前备好茶叶、开水、毛巾、纸、笔等；

　　做好杯具消毒清洁工作。

　　在会场中间休息时间进入会场进行简单整理，保持会场整洁。

　　根据饭店领导指令或群中传达要求提供服务。

　　格林厅责任人：

　　多功能厅责任人：

　　二号会议室责任人：

　　三号会议室责任人：

　　四号会议室责任人：

　　五号会议室责任人：

　　宴会厅责任人：

　　（4）客房服务组

　　组

　　长：

　　成

　　员：

　　主要工作任务：

　　对房间全部进行细致检查，尤其是水龙头、空调、淋浴、冷热水、上下水、房间异味是重点。设施设备发现问题报工程部或管家部解决。

　　利用会议客人开会时机，每天实行二次进房整理服务。

　　高质量提供客人借用物品服务。有客人需要洗涤衣物的，迅速联系洗衣部解决。

　　需要其它部门配合解决的问题第一时间内联系相关部门解决。

　　协助其它部门对客人提供服务，例：送餐服务、送水果服务、维

　　修服务、取送衣物服务等。

　　根据饭店领导指令或群中传达要求提供服务。

　　注意事项：麻将房的机器是否撤出。台灯的亮度是否适用。每天进入房间要进行淋浴、龙头、座便进行冲水检查。房间各种灯、电视打开检查。

　　楼层责任人：

　　（5）餐饮服务组

　　总负责人：

　　成

　　员：

　　负责“两会”就餐安排及人员调度。具体落实会议期间的就餐人数落实、饮食安排，菜单编制，每日品种调整；

　　确保出品标准质量高、及时、迅速；厨房根据就餐人数，实现“投料科学，保证供应、满足需求、节约成本”的目标。

　　1、餐厅负责人：中餐：

　　西餐：

　　负责落实好餐厅分工负责，责任到人，提供细微、精致服务。实现：服务主动、应答迅速、整理及时。

　　保证桌布、口布、筷子、勺子、椅套、调味品、酱醋瓶、牙签盒必须洁净。所用餐具、杯具必须检查确保不残缺。

　　各种器具要达到“整洁、明亮、干净、卫生”标准；

　　客人食用的各种水果摆放要美观整洁。

　　各种出品的菜单书写要字迹清晰、字体优美；

　　每餐负责就餐人数的统计工作，有问题及时与会务人员加强联系。

　　根据饭店领导指令或群中传达要求提供服务。

　　注意事项：酒精炉点燃安全、加水量满足需要防止干烧锅。

　　布菲炉中的水，每餐前清理清理内壁，换新热水。

　　菜品与菜单相符。菜品摆放注意色彩相间，体现美观。

　　具体负责人：餐具检查、台面检查、用具检查：

　　菜品与菜单检查、菜品与品名检查：

　　菜品添加检查与通知：

　　2、厨房负责人：

　　成员：

　　根据会议需要拟定菜单，同意后组织原材料采购。各种原材料必须符合食药监部门的标准并按规定留样备查；各种工种、工序间必须执行规定的加工程序、按规定时间出品菜肴，保证会议正常用餐；在会议用餐期间，保持与餐厅相关人员的沟通，根据需要提供菜肴品种。现场制作、加工人员要注意炉具安全，加工要认真、细致、热情服务。

　　根据饭店领导指令或群中传达要求提供服务。

　　（6）康乐服务组

　　根据会务安排和要求，为会务人员、公安人员、武警人员提供洗浴服务。

　　根据饭店领导指令或群中传达要求提供服务。

　　（7）、工程保障服务组

　　总负责人：

　　1、会场灯光、音响组、房间电话、网络、电视信号等保障

　　负责人：

　　成

　　员：

　　负责会议用电畅通，灯光音响有效。每日临会前检查、调试好会场灯光音响设备。每日必须会前进行检查，确保灯光音响无误。

　　根据需要安排会务组专用房间的电话及相应办公设备安装，保证畅通。

　　对楼内的网络使用、有线电视信号的有效使用负责。特别注意要防止不明信号的输入，发现立即解决。

　　根据需要安装调试商务用相关设备，保证满足会议需求。

　　根据饭店领导指令或群中传达要求提供服务。

　　具体责任人：

　　2、水暖维修、家具维修、地毯维修、制冷和空调维修、机器维修、动力供应保障

　　负责楼内房间、会场、空调、制冷、冷水、热水机械等设备有效运转，杜绝安全隐患，为会议提供保障服务。

　　安排专人在电力总控室值班，随时准备启动供电应急预案。

　　根据饭店领导指令或群中传达要求提供服务。

　　水暖空调责任人

　　制冷设备责任人

　　地毯维修责任人

　　家具维修责任人

　　电器维修责任人

　　机械设备责任人

　　（8）、环境卫生布草洗涤保障组

　　总负责人：

　　布草洗涤、供应、客衣洗涤负责人：

　　环境卫生检查和清洁、地毯检查洗涤负责人：

　　员工餐厅负责人：

　　负责对饭店各部门、各部位的卫生管理、防疫管理等行使管理职能，检查各部门按责任划分卫生区域，督促各部门提高环境卫生水平。

　　保证各经营部门需要的各种布草洗涤和供应，所有房间床上用品及巾类确保洁净、柔软、不毛边。餐厅和会议室的桌布和不破损，平整、干净。

　　根据服务需要，提供客衣洗涤服务，保证质量和时间。

　　负责各会议场所、房间及其它地点的地毯状况检查、清洗等工作。负责员工餐厅的管理，保证员工就餐，并根据需要调整员工用餐

　　时间，满足经营服务需要。

　　根据饭店领导指令或群中传达要求提供服务。

　　室外清洁：负责楼前停车场的卫生管理和清理工作，负责院内后员工通道、垃圾房周边等处的卫生管理和清理工作。

　　室内清洁：负责楼内各公共区域、公共卫生间的卫生管理和清理工作。

　　花卉配置：负责选择、配备、摆设、布置各类会议厅的花卉，负责饭店会议期间饭店用车安排，保证使用。

　　（9）、安全保卫组

　　组

　　长：

　　成

　　员

　　与住会的公安人员、武警人员做好衔接，根据要求配合相关方面各方面的安全保卫工作。每天按要求进行巡查，晚9：30以后加强楼层巡视。协调市公司做好客车出入、停放等工作。加强监控室的管理、消防安全管理、报警设备检查、消防通道管理，保证会议顺利进行。协助会务人员做好楼层门封闭管理工作。

　　根据饭店领导指令或群中传达要求提供服务。

　　具体责任人：

　　（10）财务和物资供应保障组

　　总负责人：

　　物资采购责任人：

　　负责会议期间所需物品的采购工作，保证质量和时限。

　　（11）综合办工作

　　负责传达饭店领导指令，并跟踪落实，及时向饭店领导汇报。

　　负责协调用人事宜，根据需要组织人员提供服务，并对其进行管理。

　　（12）培训质检部工作

　　负责会议期间的现场检查、员工服务状态检查，发现问题及时提示部门解决。

　　具体责任人：

　　二、会议安排

　　1、客房安排：

　　楼层X-X：入住XXX代表团，共XX人。

　　会务组房

　　团长房

　　副团长房间

　　楼层X-X：入住XXX代表团，共XX人。会务组房间

　　团长房间：

　　副团长房间

　　楼层X-X：入住XXX代表团，共XX人。会务组房间

　　团长房间：

　　副团长房间

　　共计在我店入住人数XXX多人。

　　2、就餐安排：

　　会议全部安排自助餐。其中：中餐厅安排；西餐厅安排：

　　3、会场安排：

　　三、会议期间应做好的几项工作和要求

　　1、会议期间饭店所有人员均必须服从统一指挥，各部门要根据要求安排进行人员，合理班次，保证各项工作进行。各部门一把手要对本部门工作负全责，对于部门的职责进行管理人员分工、工作时间确定、班次、人员明确工作区域和范围，实行责任到人的管理方式。各工作出现问题一定能找到责任人。如因部门工作责任不清，则由部门经理承担第一责任。

　　2、会议期间所有与会人员对服务工作人员提出寻问事宜，不论是否在你的服务范筹之内，均要执行“首问负责制”服务，帮助与会人员直至搞清为准，不得出现“不清楚，不知道，你去找谁吧”等语言。所有服务工作人员遇到与会人员，不论在什么场号，什么时间均要“面带微笑，点头示意，首问您好”，及更多的使用礼貌语言。

　　3、所有服务人员均要穿规定工装，要干净整洁，佩带工号牌，所有工装不许有破边开缝现象。员工发式、头花佩带严格执行规定标准。

　　4、电梯乘坐：会议期间，各部门员工原则上从步行梯上下。会议人员外出开会期间或在店开会时间，允许因工作需要乘坐电梯。会议人员回店时间、用餐时间等，饭店员工不准乘坐电梯。

　　5、对会议人员的见面问候：您好、先生好、女士好、早上好、上午好、下午好、晚上好。

　　6、专人服务规定

　　各会场指定一名或几名人员在会议期间服务。

　　餐厅在迎宾区安排专人为用餐客人提供收取餐券和指引服务。

　　各楼层要安排人员在客人集中性上下楼期间提供指引、按电梯服务。对于客人的需求，第一时间反馈到群中要求相关人员解决。

　　7、饭店统一制作欢迎词，摆到每个房间，表示对与会人员的欢迎感谢。

　　8、会议期间，各工作小组，各部门一定要聚精会神，部门领导要高度重视，置身一线，靠前指挥，把服务搞的越细越好，把工作做的越精越好。相互之间要多联系，多沟通，多协调，解决问题。

　　9、会务联系人要特别注意高级领导到店参加会议，要随时掌握报告他们的行踪活动并向饭店领导通报，为饭店领导提供及时、恰到好处的服务信息，利于整体服务指挥。

　　10、关于手机、对讲机使用管理

　　（1）凡饭店员工进行楼内，手机处于振动状态。各经营服务场所，在服务期间，手机要实行集中管理，保证良好的服务状态呈现在代表面前。

　　（2）对讲机的使用，楼层员工声音调整到最低音量。其它部门需要根据工作场所来调整音量，进入楼内和公共区域，必须降低音量，不能影响客人。

　　11、关于员工叫外卖的规定。饭店当班员工在会议期间一律杜绝在用餐时间叫外卖的做法。保证楼内和服务场所的空气质量，体现格林人应有的形象和品格。

　　12、其它服务：物品运送，由所在部位立即着手解决；购药服务，凡接到客人提出需要帮忙外购药品，立即通知会议联系人，同意后按饭店规定执行。

　　13、各部门领导要每天坚持检查员工的仪容仪表、手机情况，通过加强检查促进员工自觉执行饭店规定的意识。

　　14、委托方管理：对于饭店实行的委托管理方如：垃圾清运、电梯维保、制冷设备维修、日常设施维修等，由相关责任部门对其实

　　施管理。从通道行走、电梯乘坐、人员着装、简单礼仪、工作时状态等多方面提出明确要求，必须保证饭店整体服务形象良好。

　　四、其它注意事项：

　　人大代表和政协代表在接待服务上要适应不同的需求。政协会议代表和人大代表在构成上是有区别的，行业的区别、人员年龄的区别、学历和职业的区别等，这些需要酒店在接待两会时要注意。

　　饭店领导要求，各部门领导成为做执行饭店规定的表率，要教育各部门的各级管理人员要成为员工的楷模，要在员工面前起到规范自己、教育下属、形象表率、加强管理的作用，让酒店的服务形象和服务精神，完美的体现在与会的代表面前，在各级领导和代表面前树立良好的形象，为客人提供超越客人希望的服务。

篇二：接待方案(最全版)

　　**会务活动接待方案

　　为做好**接待工作，确保其圆满顺利举行，根据会务筹备组工作安排意见及分工职责，特制定本工作方案。

　　第一部分

　　基本情况

　　一、会议概况、日程

　　（一）活动主题

　　（二）活动地点

　　酒店

　　（三）活动日期

　　6月29日--7月1日具体安排如下：

　　6月29日陆续入住签到；

　　6月30日

　　7月1日

　　二、领导、嘉宾及参会代表情况

　　（一）评委及嘉宾名单

　　负责人：

　　-1-

　　表一

　　国际竞赛评委及其随行人员名单

　　序

　　号

　　1234评委

　　姓名

　　表二

　　论坛峰会嘉宾及其随行人员名单

　　序

　　号

　　12345评委

　　姓名

　　评委

　　简介

　　随行人员

　　情况

　　助理1人

　　助理1人

　　助理1人

　　评委

　　简介

　　随行人员

　　情况

　　（二）集团领导及政府领导名单

　　负责人：

　　1.

　　集团领导名单

　　公司参会领导及其顺行人员，预计3人。

　　2.

　　政府领导名单

　　（1）

　　-2-

　　①市级单位参会领导

　　②区级参会领导

　　③专家学者

　　④主办单位领导

　　（2嘉宾名单

　　①市级单位参会部门

　　②区级单位

　　Ⅰ参会领导

　　Ⅱ参会部门

　　③专家学者

　　④主办单位领导

　　（三）参赛团队人员名单

　　表三

　　参赛单位及人员名单

　　序号

　　12345单位

　　人员

　　人数

　　3人

　　人

　　人

　　人

　　人

　　目标人数:21人（以实际入住为准）

　　-3-

　　第二部分

　　筹备工作

　　一、工作任务

　　自领导、嘉宾确定参加活动起，至活动结束后领导、嘉宾离开止，主动热情，细致周到、安全务实，对重要宾客实行全天候、全方位、全过程服务，树立起开放外向的***公司良好形象。

　　二、接待原则

　　（一）全面树立细节决定成败的理念，本着安全、热情、周到、节俭、细致、精益求精的原则，做好领导、嘉宾接待工作。对有关工作认真进行分解、量化，周密部署、细致安排，做到有礼有节，安全舒适，宾至如归，确保全面完成各项接待服务工作任务。

　　（二）让参会领导和嘉宾时刻感受到我们的服务就在身边，让领导满意、让嘉宾满意，通过国际竞赛和论坛峰会，进一步与南充市、区两级政府领导，在****项目上达成共识。

　　三、工作分组

　　(一)接待组：

　　总负责人：

　　1.住宿接待组：

　　-4-

　　组长：

　　组员：

　　工作职责：

　　①明确房间分配表：房间号、房间数量、对应人员；

　　②负责检查客房设施设备是否完好；

　　③负责在酒店做好迎接来宾服务；

　　④负责为来宾按分配表分发房卡，贵宾需亲自引领到房间门口（会提供贵宾名单）；

　　⑤会议结束后，负责检查房间是否有遗失物品；

　　⑥协助办理退房服务。

　　2.膳食组：

　　组长：

　　组员

　　工作职责：

　　①明确用餐人员数量、用餐地点；

　　②负责检查酒店菜品数量是否达标、食物是否新鲜，保障用餐安全问题；

　　③负责清点餐券数量，并分发餐券；

　　④负责用餐时的用餐秩序维护，及时解决用餐人员需求；

　　⑤用餐结束后，负责检查餐厅是否有遗失物品；

　　3.交通调度组：

　　-5-

　　组长：

　　组员：

　　工作职责：

　　①明确开车人员和对应车辆；

　　②明确接送时间和对应地点，提前规划和熟悉道路；

　　③负责来宾的机场接送服务；

　　④负责会议期间来宾的用车服务；

　　⑤保证行车安全，保证会议期间的交通接待服务。

　　4.机票预定组

　　组长：

　　组员：

　　工作职责：

　　①明确嘉宾与评委往返行程；

　　②预定嘉宾与评委往返行程机票；

　　（二）会务组

　　总负责人：

　　1.信息收集组

　　组长：

　　组员：

　　工作职责：

　　①负责收集****专家评委与峰会论坛嘉宾行程安排和需求；

　　-6-

　　②负责收集****与峰会论坛市、区两级政府嘉宾行程安排和需求。

　　③负责收集招采部汇总的信息

　　④负责收集营销部汇总的信息

　　⑤负责收集设计部汇总的信息

　　2.会议报到组：

　　组长：

　　组员：

　　工作职责：

　　①设置签到处，负责参会人员签到；

　　②提示或引导参会人员准确进入会场，由会场控制组安排入座；

　　③负责分发会议相关资料、伴手礼等；

　　④设立会议咨询台，负责会议相关工作的咨询和信息传达

　　⑤为信息搜集组提供签到信息。

　　3.会场控制组：

　　组长：

　　组员：

　　工作职责：

　　①负责会议现场布置；（全员）

　　②负责协助活动公司维持会场秩序；（全员）

　　-7-

　　③负责把控整个会议进行过程；（全员）

　　④负责对接媒体代表；（任俊颖）

　　⑤负责现场仪器设备的调试和安全把控；（吴君）

　　⑥负责处理会场应急事故，指定应急方案；

　　⑦负责对礼仪小姐进行培训和现场指挥。

　　4.嘉宾评委领导服务组：

　　组长：

　　组员：

　　工作职责：

　　①为在酒店住宿评委嘉宾提供日常的帮助如提供带路服务、提供衬衣熨烫服务等

　　②熟悉酒店周围餐饮、咖啡吧、茶艺室，为自行用餐的嘉宾提供可供选择的地方

　　③协助嘉宾与酒店的对接

　　④提供南充周边可考察的项目地点供嘉宾备选等

　　（三）协调组：

　　总负责人：

　　1.专家评委协调组：

　　组长：

　　组员：

　　工作职责：全面负责协调工作如提供酒店预定、会前行程落-8-

　　实、参会期间的联络联系全面负责团体的协调工作如提供酒店预定、会议协调等。

　　2.竞赛团队协调组：

　　组长：

　　组员：

　　工作职责：

　　全面负责评委团队的协调工作如提供酒店预定、会前行程落实、参会期间的联络联系

　　四、工作职责

　　负责举办的会务服务、接待和后勤保障工作。具体负责：

　　（一）负责活动期间的会务安排及接待工作。

　　（二）负责入住酒店签到现场的布置和组织工作。

　　（三）做好领导嘉宾出席和相关活动的组织联络工作。

　　（四）负责各种资料，宣传LOGO，现场指示牌、签到点背景设计、桌卡、相关票证，胸卡及欢迎信的制作和发放。

　　（五）负责收集参会嘉宾名单、行程、航班信息，做好信息收集汇总；做好宾客的迎送、住宿、乘车、参加各类活动等具体接待事宜。

　　（七）组织好会议期间各宾馆、餐厅、招待室和会议室、活动场所的食品安全、供电、供水、通信保障工作。

　　-9-

　　（八）对相关接待礼仪驾驶人员进行培训。

　　（九）为嘉宾办理机票及火车、高速客车的票务服务。

　　（十）配合完成其它工作任务。

　　五、工作要求

　　（一）向服务人员布置具体工作，并提出要求和标准，必须使每一位服务人员知道、理解服务目的。

　　（二）布置接待工作，对驾驶员进行交通安全意识及礼节礼貌的进一步培训，行车线路的制定和熟悉。

　　（三）礼仪服务人员的嘉宾接待引导、资料散发、公关工作以及后续工作等，进行分工，提出更高要求。

　　（四）对酒店签到工作人员进行培训，包括接待对象了解，现场引导服务，签到流程、工作时间、轮班安排、记录管理等。

　　六、服务亮点

　　（一）贴身贴心服务

　　1.礼仪服务

　　（1）规范的礼宾服务，见到与会嘉宾适时问候，形成温馨的服务氛围。

　　（2）全程跟踪式会务服务，做到及时沟通了解嘉宾需求，并及时解决。

　　-10-

　　（3）设立会务咨询服务台，由会务组工作人员提供热情周到的咨询服务。

　　（4）提供生活便利服务，让入住酒店嘉宾时刻感受到家一般的温馨。

　　2.车辆服务

　　（1）驾驶员提供热忱周到的用车服务，熟练的驾驶技术，精准的路线设计，安全的乘车保障。

　　（2）重庆江北机场航站楼机场接机口，接机人员手持导示牌.画面突出主题，体现热情周到的服务理念，全方面体现会议浓烈氛围。

　　（3）车辆行驶过程中，播放轻松愉悦的旋律，让领导、嘉宾得到放松和休息。

　　（二）高素质高标准

　　1．全体工作人员、礼仪人员统一服装，整洁、挺括、大方，配合四周指示、导示系统，营造氛围，全面展示公司的良好形象。

　　2．一对一服务。礼仪人员一对一为领导、嘉宾进行引领、咨询讲解等服务。

　　（三）

　　人员培训

　　6月25日开始对负责会务接待的服务工作人员进行分段有针对性的专业培训，做好协调指导工作。

　　1.培训内容

　　-11-

　　标准礼仪规范培训：

　　（1）仪容仪表：着装，妆容；

　　（2）形态培训：微笑、站姿、走姿、手势、服务用语；

　　（3）工作内容培训：迎宾与引领，倒水与送物。

　　2.会务服务内容培训

　　（1）包括人员介绍、筹备情况介绍、会议举办情况介绍等。情况介绍的目的是使礼仪服务人员熟悉举办背景、环境和条件。峰会情况，包括名称、地点、举办日期、时间、场地平面、出入口、餐厅、厕所、休息厅位置等。

　　（2）对领导、嘉宾的一对一服务。欢迎仪式、引领、讲解、资料递送等。

　　（3）会议情况包括会议意图、会议目的、目标观众、会议布局、会议流程、会议分工的整体安排等。

　　第三部分

　　接待工作

　　一、会议报到

　　（一）嘉宾迎接

　　设立##北机场和两个接机点，根据乘坐航班不同，抵达的航站楼时间不一致，将分别按照抵达不同航站楼及抵达时间不同予以合理安排接待。

　　-12-

　　1.前期信息的搜集，掌握参会嘉宾人员确切信息。

　　2.于6月25日前对所有参会领导及嘉宾进行一对一的联系，确认到达人数、飞机班次、到达时间等信息。6月26日根据不同到达时间确保接机事宜准确无误。

　　3.依据嘉宾搭乘的飞机航班班次，预先通过查询航班信息，确认该班飞机是否准时或延迟，做出相关预案。

　　4.指派2位工作人员根据来宾航班到达时间在指定航站楼举牌接机。

　　5.工作人员分别带领嘉宾按身份及车辆使用标准乘坐不同车辆前往对应酒店入住，随车人员沿途简单介绍南充风土人情。

　　6.机场提前安排考斯特等候接机，按事先掌握的航班信息进行合理安排调配，对抵达的领导嘉宾进行接送。车上配备矿泉水、纸巾、消毒湿纸巾及雨伞。

　　（二）报到入住

　　1.提前对入住酒店房间进行检查，确保房内设施完好可正常使用。并在房间摆放饮品。

　　2.引导及服务人员为到来的嘉宾领导办理签到、入住手续，发放展会资料和胸卡与欢迎信，让来宾从入住就感受到主办方接-13-

　　待的细致、关怀。

　　3.做好来宾信息的记录工作，详细记录来宾身份信息，房间安排，返程信息。特别针对重要领导，详细了解其生活饮食习惯，特别喜好等信息，做好相关安排。提前准备好房卡和相关资料，让来宾在最短的时间内能够拿到房卡从而得到最充分的休息。

　　4.大堂进口处摆放明显路径指示，签到台处摆放详细流程、相关须知、会务交通使用方式等等，以便客人准确找到酒店各地方位置并熟知会议流程。

　　5.欢迎信摆放在房间明显处,提示嘉宾具体行程安排，服务信息及会务组的电话。

　　6.结束当天的接待工作后，对嘉宾信息进行汇总，向会务组反馈。具体内容包括应到嘉宾、实到嘉宾、入住信息、未到原因、返程信息及后续进展等信息。

　　二、两项商务活动的住宿

　　（一）单位

　　酒店由我司统一预定，费用由参赛单位自理。

　　（二）工作人员

　　为配合活动需要，需在酒店留守4名司机、4-6公司工作人员。为出席两项活动的公司领导与参会的贵宾提供24小时的服务。因此，公司工作人员预计需要6间房。

　　-14-

　　（三）预留房间总数

　　预计需要12间房、公司工作人员预计需要6间房、备用房间4间，总计45间房。预留房间总数见表四。

　　表四

　　预留房间总数

　　序号

　　12345项目

　　集团公司领导及其随行人员

　　备用房间

　　总计

　　房间数

　　312216345间

　　（四）住宿天数

　　根据营销部提供的参会接待安排计划。6月29日，报到、参赛单位报到、报到；6月30日，两项活动日程安排共计3天。

　　三、餐饮

　　（一）情况说明

　　报到当日因抵达时间不一，较晚抵达的嘉宾无法正常用餐。

　　（二）解决方案

　　入住晚餐时间18：00——20：30，可要求酒店延迟至22：00-丰富的中西自助晚餐供所有宾客享用。

　　-15-

　　（三）会议期间餐饮安排分两种形式

　　1.重要领导及嘉宾设置单独就餐区提供中式。

　　2.其他参会嘉宾在酒店餐厅凭餐券选用自助餐。

　　3.现场准备30个菜品种类供选择。

　　（菜单酒店方提供）

　　四、交通

　　提前确认参会嘉宾往返的接送（机场、车站）信息及会议期间的所有用车需求，提前安排工作人员及车辆，全力做好车辆保障工作。

　　（一）接待用车

　　小车3辆、公司自由车辆3辆、租借商务车一辆。

　　（二）车辆调度

　　根据用车需求及安排要求，合理安排时间、调度车辆、设计科学合理的行走时间及线路等等。并根据组委会提供的活动时间表、嘉宾抵达时间、人数、客人的身份及车辆使用标准进行调度安排。

　　五、具体流程

　　（一）会议流程

　　1.主持人致词

　　2.介绍评审委员会成员及参会的市区两级政府嘉宾

　　-16-

　　3.介绍参赛单位

　　4.宣读审评办法》

　　5.评审委员会监督并现场抽签确定五家概念规划设计单位汇报顺序

　　6.概念规划设计单位设计方案汇报（按抽签顺序逐个进行）

　　7.评审委员会向设计单位提问及点评

　　8.设计单位答疑

　　9.评审委员会打分、封装

　　10.现场评分汇总

　　11.公布评审结果

　　（二）流程

　　（三）评审时间安排

　　2018年6月30日

　　（1）8:45评审委员会及汇报团队到达专场会议室

　　（2）9:00-9:15评审委员会成员及参赛单位介绍

　　（3）9:15-9:3评审前准备工作（抽签、汇报准备）

　　（4）9:30-9:5设计组一汇报

　　（5）9:50-10:05评审时间

　　（6）10:10-10:3设计组二汇报

　　（7）10:30-10:45评审时间

　　-17-

　　（8）10:45-10:55中场休息

　　（9）10:55-11:15设计组三汇报

　　（10）11:15-11:3评审时间

　　（11）12:00-14:3午餐及休息时间

　　（12）14:30-14:5设计组四汇报

　　（13）14:50-15:05评审时间

　　（14）15:10-15:3设计组五汇报

　　（15）15:30-15:45评审时间

　　（16）15:45-16:15现场评分汇总

　　（17）16:15-16:25现场成绩公布及公证处公证

　　（18）16:25-17:5休息品茗

　　（19）18:0晚宴

　　（四）参赛单位迎接

　　表五

　　设计组接待工作人员名单

　　序号

　　单位

　　联系人

　　及联系方式

　　12345-18-

　　接待人员

　　及联系方式

　　表六

　　市区两级政府领导评委及嘉宾接待工作人员名单

　　序号

　　1234567单位

　　委书记

　　政府区长

　　府副区长

　　副书记

　　政府副区长

　　联系人及联系方式

　　负责

　　接待人员及联系方式

　　表七

　　特邀评委接待工作人员名单

　　序号

　　1234单位

　　会副会长

　　现任系主任、博士、教授

　　联系人及联系方式

　　接待人员及联系方式

　　（五）竞赛评审现场人员安排

　　1.场地布置及收整：

　　-19-

　　（1）6月29日20点40分前完成场地布置；

　　（2）人员安排：+营销部及其配合单位

　　2.设计部、人员于2018年6月30日上午7：30到达酒店。

　　3.会议主持人：

　　4.评分汇总人员：

　　5.成绩公布人员：

　　6.节奏把控：

　　7.邀请设计组入场：

　　8.评分表收集：

　　9.评分表密封：

　　10.照相需求：专业摄影录像（营销-活动公司）-全程录音录像

　　11.现场记录：

　　12.现场秩序维护：会场应急组（活动公司2人）

　　13.入座顺序安排：

　　（六）接待操作流程

　　6月29日（星期五）

　　1、着正装在公司集合

　　09:00~09:452、检查车辆卫生

　　3、发放工作人员证件、车辆通行证及驾驶员手套

　　4、准备嘉宾证、参赛手册，并分装信封，标明姓名

　　5-20-

　　09:45~12：001、指导现场工作人员（服务员）布置路径指示、签到台

　　2、在大厅等候、迎接参赛团队，并引领参赛团队在大厅集中

　　3、清点人数，协调办理入住、领取房卡

　　1、向参赛团队介绍参赛手册及中午用餐安排（发放自助餐券中+晚）

　　12:00~2、午餐，并在餐后咨询、登记参赛单位的需求，予以满足或答复

　　18：303、休息

　　18:30~20：3020:40晚餐

　　检查现场布置是否妥当

　　6月30日（星期六）

　　07:30全体设计部人员着正装在酒店门口集合

　　7:35~检查准备工作，应急补位。

　　8:201、在大厅等候参赛团队并引领集中

　　08:20~2、清点人数

　　08:453、引导汇报团队到达酒店专场会议室，并举行座位安排

　　1、竞赛汇报工作

　　09:00~2、引导汇报组的进退场（负责）

　　11:303、候场参赛团队的茶水、果盘安排（负责）

　　11:30~1、向参赛团队介绍中午用餐安排（发送餐券）

　　14：302、午餐

　　14：1、竞赛汇报工作

　　2、引导汇报组的进退场（负责）

　　30~16：153、候场参赛团队的茶水、果盘安排（负责）

　　16：引导候场参赛团队到评审室听取现场成绩公布

　　15~16：2516:25~17:5020:00引领参赛团队至会场内指定区域就座，休息品茗

　　18:0晚餐

　　全体接待人员小结

　　（七）竞赛现场准备物料

　　1.参会挂牌；（根据当天活动人数确定）

　　-21-

　　2.座位名牌；（评审委员会、领导嘉宾、参赛单位）

　　3.投影显示设备，HD高清数据线，VGA转接头，OS转HD接头，汇报激光笔（绿光12支）；（无线）耳麦（2套）；。

　　4.活动广告横幅、导视标识；

　　5.稿纸、中性笔；（20套以上）

　　6.抽签筒、油皮密封袋（10个）、密封纸、胶水、密封箱（1个）

　　7.备用汇报电脑：（设计部）

　　8.接待室水果茶水准备

　　9.需营销设计类物料

　　（1）国际竞赛参赛牌；

　　（2）国际竞赛主持词；（设计部完成，营销配合修改）

　　（3）国际竞赛签到手册及背景墙；

　　（4）国际竞赛现场导视牌；

　　（5）国际竞赛手册；（设计部完成内容，营销配合设计版面）

　　以上所有物料及设备需要6月27日前准备、调试完毕。

　　29号18点以前设备终检及就位

　　（八）用餐安排

　　用餐场酒店

　　-22-

　　1.

　　午餐

　　人员：领导及评委嘉宾、公司工作人员及领导、评委嘉宾随从人员

　　时间：6月30日12：00分

　　地点：自助餐厅

　　2.

　　晚餐

　　（1）领导及评委嘉宾

　　时间：6月30日18：00分

　　地点：商务餐厅包间

　　（2）公司工作人员及领导、评委嘉宾随从人员

　　时间：6月30日18:00地点：

　　自助餐厅

　　六、峰会论坛具体流程

　　（一）会议就绪流程

　　8:00：嘉宾到达酒店餐厅就餐（）

　　8:3媒体代表、参会人员陆续进场

　　8:40：就餐完毕后安排进入休息厅进行会前休息9:00:嘉宾签到，依次入席

　　9:30：全员到场，会议开始

　　（二）峰会流程

　　-23-

　　1．9:30—9:35论坛开幕，主持人进行论坛信息介绍并播报开幕

　　2．

　　9:35—

　　9:4领导致辞

　　3．

　　9:40—10:4主题演讲

　　4．10:40—11:4圆桌对话

　　5．11:40—11:5颁奖典礼

　　6．11:50—12:0论坛结束，依次离场

　　（三）

　　开幕式接待细节

　　1.领导、嘉宾车辆到达现场后，由礼仪人员一对一引导领导嘉宾入坐嘉宾席。

　　2.为预防特殊天气，提前为领导、嘉宾准备雨伞、雨衣。

　　3.嘉宾席提供茶水、矿泉水。

　　4.现场设置专门的安保人员，确保安全。

　　（四）

　　午餐安排

　　用餐场地嘉舟丽港酒店

　　1.领导及评委嘉宾

　　时间：7月1日12：00分

　　地点：

　　2.公司工作人员及领导、评委嘉宾随从人员

　　时间：7月1日12:00地点：

　　助餐厅

　　-24-

　　七、会议期间

　　持续为领导、嘉宾提供用车服务、就餐安排、后勤保障、服务咨询等服务，直至服务完最后一位领导、嘉宾为止。

　　八、机动预案

　　若个别省、市领导和参会代表在会议结束后需返回机场，做好以下预案。

　　（一）若领导、嘉宾需提前返程，接待组提前安排车辆。

　　（二）主会场预备2辆应急机动车辆，需提前进入主会场备用。

　　-25-

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